Análisis Detallado del Marco Regulatorio para los Aportes a Salud y Pensión de Contratistas bajo la Reforma Pensional en Colombia

1. Introducción a la Reforma Pensional y su Impacto en Contratistas

La reciente Reforma Pensional en Colombia, materializada en la Ley 2381 de 2024, representa una de las transformaciones más significativas en el sistema de seguridad social del país en décadas. Esta ley fue aprobada por el Congreso de la República y publicada oficialmente en el Diario Oficial el 16 de julio de 2024. Su entrada en vigor está programada para el 1 de julio de 2025, una fecha crucial que marca el inicio de nuevas obligaciones y responsabilidades para un amplio espectro de actores en el ámbito laboral y contractual.

El objetivo primordial de esta reforma es establecer un sistema de protección social integral para la vejez, invalidez y muerte de origen común. Con ello, se busca ampliar la cobertura, garantizar la sostenibilidad del sistema y brindar una protección más robusta y equitativa a los trabajadores colombianos en su etapa de retiro.

La relevancia de esta reglamentación es particularmente acentuada para los contratistas o prestadores de servicios personales. La Ley 2381 de 2024 introduce modificaciones sustanciales en el esquema de aportes a la seguridad social que impactan directamente a este grupo, así como a las empresas y entidades que los contratan. Estos cambios no son meramente formales; representan desafíos significativos y una carga administrativa incrementada para las entidades contratantes, lo que exige una revisión exhaustiva de sus procesos internos y contractuales.

La disposición de un período de aproximadamente un año entre la promulgación oficial de la Ley 2381 de 2024 y su entrada en vigor obligatoria no es una coincidencia. Este lapso considerable concede a las empresas un tiempo definido para preparar y ajustar sus operaciones a la nueva regulación. Esta ventana temporal es una señal implícita de la magnitud y complejidad de los cambios operativos y financieros que se avecinan. El gobierno, al otorgar este período de adaptación, reconoce la necesidad de que las compañías revisen y adecúen sus sistemas administrativos, procesos internos y acuerdos contractuales. El propósito subyacente es facilitar una transición más fluida, minimizando interrupciones abruptas. Este tiempo es vital para que las organizaciones puedan implementar una estrategia de cumplimiento proactiva y mitigar riesgos, contribuyendo al objetivo más amplio de la reforma de formalizar y universalizar la protección social, especialmente en el ámbito de la contratación independiente.

2. Marco Normativo Específico para Contratistas

La implementación de la Reforma Pensional se articula a través de una jerarquía normativa que incluye la ley principal y sus desarrollos reglamentarios, cada uno aportando capas de detalle y operatividad.

Ley 2381 de 2024: Disposiciones clave sobre deberes de empleadores y contratantes

La Ley 2381 de 2024 establece las bases para el nuevo sistema de protección social. Dos de sus artículos son de particular importancia para los contratistas y sus contratantes:

• Artículo 7: Deberes de los(as) empleadores(as) y contratantes de prestación de servicios. Este artículo define explícitamente la responsabilidad de los empleadores y contratantes de servicios personales. Se les impone la obligación de realizar sus propias cotizaciones y las de sus trabajadores o contratistas al Pilar Contributivo del Sistema. Para ello, deben deducir las contribuciones obligatorias directamente del salario o los honorarios de cada persona al momento del pago. También se contempla la deducción de aportes voluntarios, siempre y cuando exista una autorización escrita expresa del trabajador o contratista. La ley subraya la importancia de la puntualidad en los pagos, que deben realizarse a través de los mecanismos de recaudo establecidos por el gobierno nacional. Adicionalmente, es mandatorio reportar y mantener actualizada toda la información necesaria para la correcta liquidación y pago de los aportes parafiscales al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez. Una disposición crítica es que el contratante será responsable por la totalidad de la contribución, incluso si por alguna razón no realizó la deducción al trabajador o contratista, quedando sujeto a las sanciones aplicables por incumplimiento. Finalmente, se les exige facilitar el acceso a información oportuna sobre la elección del fondo de pensiones por parte de los afiliados, respetar su decisión y abstenerse de realizar afiliaciones o modificaciones sin su consentimiento. Asimismo, tienen el deber de informar a la entidad afiliada sobre los cambios laborales que afecten a sus trabajadores o contratistas, como variaciones en el Ingreso Base de Cotización (IBC), vinculaciones y retiros, y comunicarles sus derechos y obligaciones dentro del Sistema General de Seguridad Social.

• Artículo 21: Responsabilidad por el Pago de las Cotizaciones. Este artículo reitera y profundiza la responsabilidad del empleador, contratante de prestación de servicios o contratista en la realización de la cotización al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Sobrevivientes. Se aclara que el contratante asumirá el porcentaje que le corresponde y deducirá el porcentaje del trabajador o contratista de sus honorarios al momento del pago. La responsabilidad por la totalidad de la contribución recae en el contratante, incluso si no se efectuó la deducción al trabajador o afiliado. Es importante destacar la precisión sobre los trabajadores independientes: aunque la ley establece que ellos son responsables de sus propios pagos, se permite que terceros realicen aportes en su nombre sin que esto implique la existencia de una relación laboral. Esta distinción es clave para entender que, para los "contratistas de servicios personales", la responsabilidad de deducción y pago se traslada al contratante, diferenciándolos de otros tipos de independientes. Las contribuciones no depositadas dentro de los plazos generarán intereses de mora, que serán cargados al empleador/contratante. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) queda facultada para iniciar acciones de determinación y cobro coactivo ante el incumplimiento de estas obligaciones.

Decreto 514 de 2025: Reglamentación integral del Sistema de Protección Social

El Decreto 514 de 2025, publicado el 14 de mayo de 2025 , es el instrumento reglamentario clave que desarrolla la Ley 2381 de 2024. Su objeto principal es reglamentar y compilar las normas del Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, Invalidez y Muerte de origen común. Este decreto es fundamental porque aterriza la responsabilidad del contratante en la práctica, estableciendo la obligación principal de afiliar y pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral por los servicios personales contratados. Dentro de este decreto, los Artículos 2.2.4.18.7 (Pago de cotizaciones por contratante) y 2.2.4.18.8 (Cotización por edad) son disposiciones clave que detallan los procedimientos y condiciones para estas cotizaciones.

Resolución 467 de 2025 del Ministerio de Salud y Protección Social: Modificaciones a la PILA

Complementando el decreto, la Resolución 467 de 2025, expedida el 25 de marzo de 2025 , tiene como propósito modificar la Resolución 2388 de 2016, la cual unifica las reglas para el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales. Esta resolución es vital para la operatividad, ya que define los criterios específicos para la dispersión de los aportes, basándose en el número de semanas cotizadas y el Ingreso Base de Cotización (IBC) de cada afiliado.

Una novedad importante es que introduce un nuevo esquema de dispersión de aportes al sistema pensional que será gestionado automáticamente por los Operadores de Información. Esto significa que, si bien la información base debe ser correcta, los empleadores y trabajadores independientes no necesitarán modificar sus sistemas de nómina para la dispersión misma de los fondos, aunque sí para la generación de la información base. La obligatoriedad del uso de la Planilla tipo Y para los contratantes y la aplicación de los nuevos códigos y condiciones técnicas en la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) entran en vigor para el pago de los aportes correspondientes a julio de 2025, que se realiza en agosto de 2025.

La secuencia de promulgación de la Ley 2381 de 2024, seguida por el Decreto 514 de 2025 y la Resolución 467 de 2025, ilustra la complejidad inherente a la implementación de esta reforma. Cada instrumento legal se construye sobre el anterior, añadiendo niveles de detalle y operatividad. Esta aproximación estructurada subraya que el cumplimiento total de la reforma no se limita a comprender los principios generales de la ley, sino que exige un conocimiento profundo de los pormenores operativos detallados en el decreto y, de manera crítica, las adaptaciones técnicas exigidas por la resolución para el sistema PILA. El hecho de que la Resolución 467 de 2025 modifique directamente las reglas de la PILA significa que el impacto operativo es directo y demanda actualizaciones específicas de los sistemas y la adhesión a nuevos estándares de codificación. Esto amplifica la necesidad de una comprensión que trascienda el ámbito legal general, adentrándose en los requisitos técnicos y administrativos. Este marco regulatorio de múltiples capas incrementa la complejidad del cumplimiento para las entidades contratantes, requiriendo un enfoque metódico y detallado.

3. Cambios Fundamentales en los Aportes a Seguridad Social para Contratistas

La Reforma Pensional introduce modificaciones sustanciales en la dinámica de los aportes a seguridad social para los contratistas de servicios personales, redefiniendo las responsabilidades y la base de cálculo.

Responsabilidad Principal del Contratante: Detalle de la obligación de afiliar y pagar

A partir del 1 de julio de 2025, se establece una obligación clara e ineludible para las compañías de cubrir la seguridad social de los contratistas. Esta disposición aplica específicamente a aquellos trabajadores independientes que están vinculados bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios. La responsabilidad principal de afiliar y pagar los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral por los servicios personales contratados recae directamente en el contratante. Esta es una de las transformaciones más significativas de la reforma, ya que elimina ambigüedades previas en la responsabilidad y amplía de manera contundente la protección social de los contratistas.

Ingreso Base de Cotización (IBC): Transición del 40% al 100% del valor bruto del contrato

Uno de los cambios de mayor impacto financiero es la modificación en la determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC). Históricamente, los aportes a seguridad social para los trabajadores independientes se calculaban sobre un IBC equivalente al 40% del valor de los honorarios percibidos. Sin embargo, con la entrada en vigor de la nueva normativa, el IBC para los contratistas deberá calcularse sobre el valor bruto total del contrato mensual, sin aplicar ninguna deducción por gastos. Esto significa que el IBC corresponderá al 100% del valor mensual del contrato. Este ajuste en la base de cálculo tiene un impacto directo y sustancial en el monto total de las cotizaciones, incrementando la carga financiera asociada a la contratación de servicios personales.

Porcentajes de Aporte y Responsabilidad Final

La Ley 2381 de 2024, en su Artículo 21, establece de forma general que el contratante será responsable de realizar la cotización al Sistema de Protección Social Integral para la Vejez, invalidez y sobreviviente. Los porcentajes específicos y la distribución de la responsabilidad son los siguientes:

• Salud: El porcentaje de aporte se mantiene en 12.5%. La responsabilidad de este aporte recae en el contratante, quien tiene la obligación de descontar este valor directamente al contratista de sus honorarios.

• Pensión: El porcentaje de aporte es del 16%. Al igual que en salud, el contratante es el responsable de descontar este valor al contratista de sus honorarios.

• Riesgos Laborales: El porcentaje de aporte varía entre 0.522% y 8.7%, dependiendo de la clasificación del riesgo de la actividad económica. En este caso particular, el contratante es el responsable de pagar directamente este aporte, sin que se realice ningún descuento al contratista.

La modificación del Ingreso Base de Cotización (IBC) del 40% al 100% del valor bruto del contrato, sumado a la responsabilidad del contratante de deducir los aportes de salud (12.5%) y pensión (16%) directamente de los honorarios del contratista, tiene implicaciones financieras directas y significativas. Si el valor bruto del contrato permanece inalterado, el ingreso neto que percibe el contratista se reducirá proporcionalmente debido a la mayor base de cálculo de las deducciones. Esta situación, en la que el contratista recibe menos dinero en mano por el mismo trabajo, generará una presión ineludible para que los contratistas soliciten honorarios brutos más elevados a las entidades contratantes. En consecuencia, las empresas enfrentarán un aumento en los costos operativos asociados a la contratación de servicios externos, lo que podría afectar sus presupuestos y su competitividad. Esta dinámica es probable que impulse un ajuste en el mercado, donde las tarifas de los contratos de prestación de servicios se incrementen, o bien, las empresas podrían verse obligadas a reevaluar sus modelos de vinculación laboral, considerando la formalización de ciertos roles si la brecha de costos entre la contratación y el empleo formal se reduce. En esencia, esta reforma altera fundamentalmente el equilibrio financiero de la relación entre contratista y cliente.

A continuación, se presenta una tabla comparativa que ilustra los cambios en los porcentajes y responsabilidades de los aportes a seguridad social para contratistas:

Comparativa de Porcentajes y Responsabilidades de Aportes a Seguridad Social para Contratistas (Pre y Post Ley 2381/Decreto 514)

Concepto

Pre-Reforma (IBC 40% del valor del contrato)

Post-Reforma (IBC 100% del valor bruto del contrato)

Salud

12.5%

12.5%

Responsable

Contratista

Contratante (lo descuenta al contratista)

Pensión

16%

16%

Responsable

Contratista

Contratante (lo descuenta al contratista)

Riesgos Laborales

0.522% a 8.7%

0.522% a 8.7%

Responsable

Contratista (usualmente)

Contratante (lo paga directamente)

4. Implicaciones Operativas y Legales para las Entidades Contratantes

La implementación de la Reforma Pensional conlleva una serie de implicaciones operativas y legales que las entidades contratantes deben abordar con diligencia para asegurar el cumplimiento.

Modificaciones Contractuales: Necesidad de incluir cláusulas expresas para el descuento

Una implicación legal y operativa inmediata es la necesidad imperativa de revisar y modificar los contratos de prestación de servicios, tanto los existentes como los futuros. Es crucial incluir una cláusula expresa que autorice al contratante a descontar del valor bruto mensual los aportes obligatorios al Sistema de Seguridad Social, en estricta conformidad con las disposiciones del Decreto 514 de 2025. El Decreto 514/2025 incluso sugiere una cláusula modelo: "El contratista autoriza al contratante a descontar del valor bruto mensual los aportes obligatorios al Sistema de Seguridad Social, conforme al Decreto 514/2025. El IBC corresponde al 100% del valor mensual sin deducciones". La ausencia de dicha cláusula podría generar disputas, dificultar la aplicación de los descuentos y exponer a la entidad a riesgos legales.

Proceso de Liquidación y Pago: Uso obligatorio de la Planilla Y (tipo de cotizante 59, tipo de aportante 15) en PILA

La Resolución 467 de 2025 establece que el proceso de liquidación y pago de los aportes deberá realizarse mediante el uso obligatorio de la Planilla Y en la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes). Específicamente, se utilizará el tipo de cotizante 59 y el tipo de aportante 15. Esta resolución define los nuevos códigos y las condiciones técnicas que deben seguirse en la PILA para la correcta implementación de la reforma. Es fundamental recordar que el Ingreso Base de Cotización (IBC) para estos aportes debe calcularse sobre el valor total del contrato mensualizado, sin aplicar ninguna deducción por gastos. La obligatoriedad de esta nueva metodología de pago y reporte entra en vigor para los aportes correspondientes al mes de julio de 2025, cuyo pago se efectúa en agosto de 2025.

Gestión de Información y Reporte: Deberes de actualización y comunicación

Las entidades contratantes tienen el deber de informar a la entidad afiliada (EPS, AFP) sobre cualquier cambio laboral que afecte a sus contratistas, incluyendo variaciones en la base de cotización, vinculaciones y retiros. Es igualmente importante comunicar de manera clara y transparente a los contratistas sus derechos y obligaciones dentro del Sistema General de Seguridad Social bajo la nueva normativa. Se aconseja exigir a los contratistas personas naturales que informen proactivamente sobre cualquier cambio en su situación laboral que pueda influir en la base de cálculo de sus aportes.

Manejo de Contratos Inferiores a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV)

Una disposición clave de la nueva normativa es que, incluso si el valor de los contratos de prestación de servicios es inferior a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), se deberán liquidar y pagar los aportes proporcionales correspondientes. Esta medida cierra una brecha que anteriormente permitía la informalidad en contratos de menor cuantía, extendiendo la protección social a un segmento más amplio de contratistas.

Aunque la automatización de la dispersión de las contribuciones por parte de los operadores de la PILA busca simplificar el destino de los fondos, esta medida introduce una paradoja: intensifica la necesidad de una precisión absoluta en los datos iniciales que se ingresan al sistema. Cualquier error en el cálculo del IBC al 100% o en la asignación de los códigos correctos de cotizante/aportante resultará en distribuciones automatizadas incorrectas, lo que puede desencadenar problemas de cumplimiento, sanciones y posibles auditorías. Esto implica que las empresas no pueden depender únicamente de la "automatización"; deben invertir significativamente en asegurar que sus sistemas internos de nómina y contabilidad estén meticulosamente configurados para generar los datos exactos requeridos por la PILA. La afirmación de que "no es necesario modificar los sistemas de nómina" para la dispersión puede ser malinterpretada, especialmente por aquellas empresas que anteriormente tenían una mínima participación en la seguridad social de sus contratistas. Ahora, estas empresas necesitan integrar el procesamiento de la seguridad social de los contratistas en su propio flujo de trabajo operativo, lo que para muchas representará una revisión sustancial de los sistemas y procesos existentes. Esto exige una inversión considerable en actualizaciones de software, capacitación del personal y, potencialmente, consultoría externa para garantizar la integridad de los datos y el cumplimiento normativo. La responsabilidad, que antes era externa, se transforma en una función interna central.

A continuación, se resume las obligaciones clave del contratante bajo la nueva normativa:

Tabla 2: Resumen de Obligaciones Clave del Contratante bajo la Nueva Normativa

Obligación

Detalle/Descripción

Base Legal

Fecha de Vigencia/Aplicación

Afiliación y Pago de Aportes

Asumir la responsabilidad principal de afiliar y pagar los aportes de salud, pensión y riesgos laborales por los servicios personales contratados.

Ley 2381 de 2024 (Art. 7, 21), Decreto 514 de 2025

1 de julio de 2025 (Ley), 14 de mayo de 2025 (Decreto)

Cálculo del IBC

Calcular el Ingreso Base de Cotización (IBC) sobre el 100% del valor bruto total del contrato mensual, sin deducción de gastos.

Decreto 514 de 2025 (Art. 2.2.4.18.7),

Pagos correspondientes a julio de 2025 (se realizan en agosto de 2025)

Uso de Planilla PILA

Realizar los pagos mediante la Planilla Y en la PILA, utilizando el tipo de cotizante 59 y el tipo de aportante 15.

Resolución 467 de 2025,

Pagos correspondientes a julio de 2025 (se realizan en agosto de 2025)

Modificación de Cláusulas Contractuales

Incluir una cláusula expresa en los contratos de prestación de servicios que autorice el descuento de los aportes obligatorios.

Decreto 514 de 2025,

Inmediato para nuevos contratos; revisión para contratos existentes

Gestión y Reporte de Información

Informar y mantener actualizada la información ante las entidades de seguridad social (variaciones IBC, vinculaciones, retiros).

Ley 2381 de 2024 (Art. 7),

Continuo a partir de la entrada en vigor

Manejo de Contratos Inferiores a SMMLV

Liquidar y pagar aportes proporcionales incluso si el valor del contrato es inferior a un Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.

Pagos correspondientes a julio de 2025 (se realizan en agosto de 2025)

Entrega de Comprobantes al Contratista

Entregar los comprobantes de pago de los aportes a los contratistas.

Continuo a partir de la entrada en vigor

5. Régimen Sancionatorio y Consecuencias del Incumplimiento

El incumplimiento de las nuevas obligaciones en materia de aportes a la seguridad social para contratistas puede acarrear consecuencias legales y económicas significativas para las entidades contratantes.

Intereses de mora por pagos extemporáneos

Las contribuciones que no sean depositadas dentro de los plazos establecidos por la normativa incurrirán en intereses de mora. Estos intereses serán cargados directamente al empleador, contratista o prestador de servicios, y se calcularán a la misma tasa que se aplica para el impuesto de renta y complementarios. Esta disposición subraya la importancia crítica de la puntualidad en los pagos, ya que el retraso genera una carga financiera adicional.

Facultades de la UGPP para acciones de determinación y cobro coactivo

La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada y facultada para iniciar acciones de determinación y cobro coactivo en caso de incumplimiento por parte del empleador, contratista o prestador de servicios. En situaciones de omisión en la afiliación al sistema de seguridad social, la UGPP podrá generar un cálculo actuarial. Este cálculo implica una estimación de las cotizaciones y sanciones adeudadas por el período no cubierto, lo que puede resultar en montos considerables a pagar de forma retroactiva.

Riesgos de presunción de relación laboral en ausencia de contrato escrito

La normativa enfatiza un riesgo legal considerable: en ausencia de un contrato escrito que formalice la prestación de servicios, se presumirá la existencia de una relación laboral. Esta presunción conlleva riesgos significativos para el contratante, incluyendo la imposición de multas por parte de la UGPP y la obligación de realizar pagos retroactivos correspondientes a prestaciones laborales y de seguridad social propias de un vínculo laboral (como cesantías, intereses sobre cesantías, primas de servicios, vacaciones, etc.). Para mitigar este riesgo, se subraya la importancia crítica de documentar exhaustivamente todas las relaciones contractuales, exigir declaraciones juradas cuando sea pertinente y verificar activamente el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.

La mención explícita de las facultades ampliadas de la UGPP y la severidad de las sanciones, particularmente los pagos retroactivos y los cálculos actuariales, indican un entorno de cumplimiento significativamente más estricto. Esto va más allá de las meras sanciones financieras; introduce el riesgo de pasivos financieros sustanciales y a largo plazo, así como disputas legales complejas. La "presunción de relación laboral" en ausencia de un contrato escrito es particularmente impactante, ya que puede reclasificar una relación de contratista como empleo formal. Esto desencadena todas las prestaciones laborales asociadas (cesantías, vacaciones, etc.) y pagos retroactivos que pueden superar con creces el valor de las contribuciones a la seguridad social por sí mismas. Esta situación crea un poderoso incentivo para que las empresas no solo cumplan con los pagos de seguridad social, sino que también formalicen y documenten meticulosamente todos los aspectos de sus relaciones con los contratistas para evitar tales reclasificaciones, lo que convierte el cumplimiento en una estrategia fundamental de mitigación de riesgos legales y financieros.

6. Consideraciones Adicionales y Recomendaciones

Estado actual del control constitucional de la Ley 2381 de 2024

Es fundamental tener en cuenta que la Ley 2381 de 2024, que es la base de toda esta reglamentación, está actualmente siendo sometida a control constitucional por parte de la Corte Constitucional. Este proceso busca determinar si hubo vicios de procedimiento en el trámite de aprobación del proyecto en la Cámara y el Senado de la República. Aunque la ley y sus reglamentos están próximos a entrar en vigor, este escrutinio judicial introduce un elemento de incertidumbre que debe ser monitoreado de cerca, ya que una decisión de la Corte podría generar modificaciones o, en un escenario extremo, la anulación de la ley, aunque esto último es menos probable si se trata solo de vicios de forma.

Recomendaciones para la adaptación y cumplimiento normativo

Dada la complejidad y las implicaciones de la nueva normativa, se formulan las siguientes recomendaciones para las entidades contratantes:

• Revisión y Actualización Contractual Exhaustiva: Es indispensable revisar todos los modelos de contratos de prestación de servicios y asegurar la inclusión de la cláusula de autorización de descuento de aportes, así como cualquier otra disposición que refleje la nueva responsabilidad del contratante. La claridad contractual es un pilar para evitar futuras disputas.

• Adecuación Urgente de Sistemas de Nómina y Contabilidad: Las empresas deben preparar y configurar sus sistemas de información para calcular el Ingreso Base de Cotización (IBC) al 100% del valor bruto del contrato y para el uso correcto de la Planilla Y en la PILA, siguiendo los códigos y condiciones técnicas de la Resolución 467 de 2025. Esto implica una inversión en tecnología y procesos.

• Capacitación Interna Integral: Es crítico capacitar a todo el personal de las áreas de Recursos Humanos, contabilidad, finanzas y legal sobre las nuevas obligaciones, los procedimientos de cálculo, deducción y pago, y los riesgos asociados al incumplimiento. La comprensión interna es clave para una implementación exitosa.

• Monitoreo Continuo del Marco Legal: Mantenerse informado sobre el avance del control constitucional de la Ley 2381 de 2024 y cualquier futura reglamentación, aclaración o interpretación que emitan las autoridades competentes (UGPP, Ministerios de Salud y Trabajo). El panorama legal puede seguir evolucionando.

• Asesoría Legal y Contable Especializada: Dada la complejidad de la normativa, las implicaciones financieras y los riesgos legales, es indispensable contar con el acompañamiento y la asesoría de expertos en derecho laboral y seguridad social, así como en contabilidad, para garantizar el cumplimiento normativo y mitigar posibles contingencias.

• Comunicación Transparente con Contratistas: Establecer canales claros de comunicación para informar a los contratistas sobre los cambios en los descuentos, cómo afectarán sus honorarios netos y las nuevas responsabilidades en el proceso de aportes. Una comunicación proactiva fomenta la comprensión, la colaboración y ayuda a gestionar expectativas.

7. Conclusión

La Reforma Pensional en Colombia, impulsada por la Ley 2381 de 2024 y detallada en sus decretos reglamentarios, principalmente el Decreto 514 de 2025 y la Resolución 467 de 2025, representa una transformación fundamental en la forma en que se gestionan los aportes a seguridad social para los contratistas de servicios personales. El cambio más trascendental es la transferencia explícita de la responsabilidad de afiliación, deducción y pago de los aportes de salud y pensión al contratante, acompañada de la modificación del Ingreso Base de Cotización (IBC) al 100% del valor bruto del contrato.

Con la entrada en vigor inminente de estas disposiciones (julio de 2025 para la ley y agosto de 2025 para los primeros pagos bajo la nueva reglamentación), y ante un régimen sancionatorio más estricto, la preparación proactiva y la diligencia meticulosa por parte de las empresas son imperativas. La adaptación de los procesos internos, la modificación de los contratos existentes y futuros, y la búsqueda de asesoría experta en el ámbito legal y contable son pasos indispensables. Estas acciones no solo aseguran el cumplimiento normativo, sino que también son cruciales para mitigar riesgos financieros, legales y reputacionales significativos en este nuevo panorama regulatorio. La capacidad de una organización para navegar exitosamente estos cambios dependerá de su compromiso con la comprensión detallada de la normativa y la implementación efectiva de las adecuaciones necesarias.